共青团黔南州委机关文书处理程序规定

为规范机关文书处理工作，提高机关工作效率，防止失泄密事故发生，保守党和国家机密，特制定本规定。

一、收文

（一）所有来文（包括函、电、传真）， 统一由办公室收发人员签收、拆封、登记。有关工作人员从外面带回来的（包括会议上发的）正式文件，要交由收发人员分类登记后按程序处理。

（二）党委、政府、人大、政协、纪检、组织， 省以上各机关的所有文件，及有关部门文件，视文件内容由收发人员附上文件处理笺；业务类及需处理的文件登记后转承办部（室）签收处理。

（三）登记后的文件由办公室提出拟办意见。除应由办公室承办的文件外，收发人员按拟办意见将其它文件及时送达有关业务部，由业务部负责人签收、使用、保管。

从收文到分送有关部（室）， 一般应在收到文件的当日内完成，急件要立即处理。收发、秘书人员不得延误拆封、登记、拟办等工作时间。

二、办理

（一）需要办理的文件， 由承办部（室）负责人提出拟办意见送分管领导阅批后，按要求的时间、内容等及时办理，不得积压，最后填上工作交办笺，记录在案。

（二）需要对外行文的（包括正式文件和非正式文件），由经办人拟稿，部（室）负责人审核后，直送分管领导签发。保密文件要标明密级。

（三）需要传阅的文件，由办公室提出传阅范围，先送领导阅示后，再送达有关同志阅知。所有传阅卷内须附有文件目录和阅文期限表，阅文人阅后签名，不得拖延积压，不得抽取传阅卷内的文件。

三、发文

（一）所有对外行文，一经领导签发后，承办部（室）附上拟发对象及数量后将文稿交办公室登记文件名称、发文字号、发往单位及份数；文件印发各环节均应及时，不得积压。

（二）行文文件的校对由承办部（室）负责。

（三）行文文件由办公室按所需数量安排文稿打印、装订、用印、封装处理完成后，除发送之外，办公室存档两份。

（四）文件封装后，收发人员在发文本上登记文件名称、文号、 发往单位及份数，及时发出，对市区内较近的收文单位，应直接递送，让收文人在收文本上签收。保密文件要按保密规定发送。文件发送根据不同情况，应在一至二日内完成。

四、立卷

（一）各部（室）应设当年暂存文件案卷，分类立卷保管；各类暂存案卷均应附有目录，以备使用、归档时查找清点；暂存文件应于次年三月底前移交办公室存档。

（二）各部（室）应由负责人管理，科、所的收文本目录、案卷目录和实有文件应相符无误，任何人借用文件都要办理借用手续并及时归还。各部（室）暂存文件应由专人管理，其他人使用暂存文件，都要办理借用手续并及时归还。

（三）办公室每年六月底以前要将上年所有文件按收文本目录清理、分类、立卷、归档完毕。归档后的文件，不得再拆开借出；应上交、销毁的文件要按规定上交、销毁。为使机关文件不遗失、不混乱、不泄密，办公室应对各部（室）暂存文件的管理经常检查，随时改进文书管理工作。

（四）立卷归档工作由办公室专门的档案工作人员，按州档案局规定时限、要求完成，并做好各项迎检工作。

五、拟稿

（一）在起草文件前，执笔人应就文件主题和内容主动向分管领导汇报和征求意见，一经领导同意后再拟稿。

（二）文稿内容要求实事求是，对所涉及的事和问题不回避、不夸大，引用的数据要准确，忌用“大概”、“大约”等判断和估算语句。